Planejamento de visitas: melhor utilização do tempo e minimização dos custos operacionais

Quantos de nós – VENDEDORES – já iniciamos nosso trabalho sem ter um planejamento de visitas para a próxima semana. Essa situação não é um privilégio de poucos, pois tal fato é quase uma constante na grande parte das organizações no Brasil.

As figuras abaixo materializam essa situação:

Vendedor não possui um plano de visita

Planejamento de visitas: Por Aroldo Maciel

“Desenho” dos deslocamentos na semana anterior do vendedor retratado acima

Consequência da falta de um plano de visitas

A figura acima mostra a consequência de um vendedor que não se preocupa com o seu planejamento de visitas. Apesar do desenho modesto, podemos perceber que, imaginando que tal figura representa a região de atuação desse vendedor, o mesmo foi aos extremos geográficos da sua região e fez “cruzamentos” durante esse período.  Desperdiçou tempo e dinheiro.

Tal forma de atuação tem como consequência direta os seguintes fatos:

  • total desperdício de tempo
  • elevação dos custos operacionais
  • pode ser que muitos clientes importantes que deveriam ser visitados na semana não foram e, consequentemente, houve a perda de negócios com os mesmos.

As consequências negativas desse tipo de gestão – ou falta de gestão – são muitas. E alguns tem dificuldades em perceber as mesmas. Então proponho alterarmos nosso modo de agir com um tema que é de importância singular para a maximização dos resultados: Planejamento de visitas.

Primeiro, é importante salientar que fazer gestão é utilizar os recursos HUMANOS, FINANCEIROS e MATERIAIS, e tão importante quanto, o TEMPO, de forma que os resultados sejam maiores.

Se acreditamos nisso, maximizar a utilização desses recursos é nossa responsabilidade, pois não podemos nos esquecer que somos os gestores da região onde vendemos. Melhor!!! Se imaginarmos com uma empresa/célula dentro da empresa na qual trabalhamos, temos o desafio de gerir esses recursos com competência, assim como faz o Presidente da empresa na qual trabalhamos.

Então vejamos essa empresa/célula:

  • temos o faturamento das nossas vendas
  • temos as despesas com pessoal – nosso salário direto e indireto
  • temos as nossas despesas operacionais, como em viagens: combustível, refeição, hospedagem, manutenção do veículo que usamos, entre outros
  • temos que fazer o nosso planejamento.

Com essas informações, inclusive, podemos fazer um DRE do nosso trabalho. Se o total das despesas relacionadas acima for maior que o resultado gerado pelas nossas vendas, é melhor repensarmos a forma como estamos gerindo essa empresa, pois, com certeza, estamos gerando prejuízos.

Como o nosso foco nesse texto é o PLANEJAMENTO DE VISITAS, vamos nos concentrar em duas variáveis: a melhor utilização do tempo e a minimização dos custos operacionais.

Para iniciarmos esse trabalho com qualidade, necessitamos ter em mãos a CURVA ABC dos clientes. Essa CURVA ABC deverá ser resultado da ferramenta conhecida como RFV – Recência, Frequência e Valor (essa ferramenta está disponível no Google).

Depois disso, devemos dividir a região na qual atuamos em quadrantes para organizar as visitas e não ficar rodando sem qualquer planejamento. Veja o exemplo na figura abaixo.

 Dividindo a sua região

Fazendo isso, teremos a grande possibilidade de atingir nossos objetivos, ou seja, maximizar as nossas vendas por meio da presença naqueles clientes com maior potencial de geração negócios. E, não pode ser esquecido, com um custo operacional menor do que o anterior.

Ainda sobre esse tema, aprendi com um amigo o conceito PORTA SIM, PORTA SIM.  Ou seja, devemos planejar a nossa semana de forma a atender a carteira atual de clientes e reservar um tempo para visitar TODOS aqueles que no futuro poderão ser nossos clientes. Como fazer isso? Entre em “TODAS AS PORTAS” possíveis para a geração de negócio. Lembre-se que aumentar a base de clientes pode significar a diluição do seu risco em tempos de crise.

Aliás! Que crise? BOAS VENDAS!!!!!


Aroldo Maciel
 é consultor independente. Especialista em Marketing, Integração Econômica e Comércio Exterior e MBA em Gestão Comercial na FGV. Com passagens por organizações de relevância nos seus mercados, tais como: AGCO do Brasil, Recrusul S. A., Agrofel Agro-comercial e Shark Máquinas para Construção. Foi também Sócio-Diretor na Globalmac Ltda.

 

Fonte: VendaMais

 

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