Por Roberto Recinella*
Qualquer cidadão corporativo independente do cargo que ocupa, segmento que atua ou tamanho da empresa já participou de reuniões e percebeu que na maioria das vezes elas são ineficazes, demoradas e cada vez mais presentes em nossa rotina de trabalho.

Existem pesquisas que indicam que 2 cada 3 reuniões são mal direcionadas e por isso muitas vezes improdutiva.
Conheci um executivo que ao final destes eventos dizia que a única coisa que ficou realmente definido foi à data da próxima reunião.
Em muitas empresas os gestores chegam a dedicar mais de 20% do seu tempo em reuniões e como geralmente quanto maior a altitude das pessoas na hierarquia da empresa maior o numero de reuniões que participam, imagine o gasto desperdiçado com reuniões anualmente pelas empresas.
Segundo uma pesquisa da Triad Consulting uma empresa com 100 funcionários que realiza, no mínimo, quatro horas semanais de reuniões, gasta anualmente quase R$ 1 milhão de reais nesses encontros (considerando o valor/hora de cada participante a R$ 50) Se formos otimistas e pensarmos que metade das reuniões não obteve nenhum resultado, é possível afirmar que a cada 100 funcionários a empresa desperdiça anualmente R$ 500 mil!
Os principais problemas apontados para a ineficiência das reuniões são:

• A miopia ou seja falta de foco por isso defina uma pauta e a envie com antecedência aos participantes evitando acumular muitos assuntos;
• Gente demais, convide apenas as pessoas “chaves” para tratar o assunto, reunião não é evento de popularidade;
• Discussões paralelas de outros assuntos fora da pauta, seja rígido com uso de celulares e conversas isoladas, sempre inicie abordando assuntos mais simples e deixe os mais complexos ou delicados para serem discutidos no final;
• Desrespeito aos horários acordados, geralmente as reuniões demoram mais do que o previsto, o correto é determinar o horário de início e término da reunião e ser organizado para cumpri-los;
• Falta continuidade e implantação dos próximos passos o que leva as pessoas a sair das reuniões com mais problemas do que soluções. Para evitar essa sensação faça um rápido resumo das decisões que foram tomadas, esclareça quais serão os próximos passos e depois repasse a ata para todos os participantes;

Ao exemplo do horário eleitoral, reuniões empresariais, salvo raras exceções, são obrigatórias, desperdiça tempo, custa caro e no final ninguém muda de opinião.
Pense Nisso!
Suce$$o

 * Certified Professional Coach, especialista em Gestão do Capital Humano, formado em Coaching pela Academia Brasileira de Coaching licenciada pelo BCI – Behavioral Coaching Institute. Palestrante nacionalmente conhecido e autor de livros. Contato: www.rrecinella.com.br